Verifactu: steuer-chaos für selbstständige droht – excel- und word-rechnungen gefährden die zukunft
Alarmstufe Rot für viele Freiberufler: Die Nutzung von Excel und Word zur Rechnungsstellung könnte bald zum Problem werden. Die Auskunft warnt vor den Risiken im Zuge der Einführung des neuen VeriFactu-Systems, das ab 2027 die Steuerwelt auf den Kopf stellen wird.
Was ist verifactu und warum wird es eingeführt?
VeriFactu ist eine Initiative der Bundeszentralamt für Steuern, die darauf abzielt, die Transparenz und Integrität der Rechnungsstellung zu erhöhen. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Rechnungen zu gewährleisten. Das neue System schreibt vor, dass Rechnungssoftware bestimmte technische Anforderungen erfüllen muss – eine Herausforderung für viele, die bisher auf einfache Tabellenkalkulationen setzen.
Die Gefahr: Wer Excel oder Word zur automatisierten Rechnungsstellung nutzt, läuft Gefahr, gegen die neuen Vorschriften zu verstoßen. Das gilt insbesondere, wenn Steuerberechnungen oder komplexe Datenstrukturen verwendet werden. Eine einfache Vorlage reicht nicht mehr.
Wer ist betroffen?
Primär betrifft die neue Regelung Freiberufler und kleine Unternehmen, die Software zur Rechnungsstellung einsetzen. Diese müssen sicherstellen, dass ihre Programme die Anforderungen an Integrität, Datensicherheit und Nachverfolgbarkeit erfüllen. QR-Codes und digitale Identifikatoren werden künftig eine wichtige Rolle spielen.
Doch es gibt eine Grauzone: Wer Word oder Excel lediglich als manuelle Dokumente nutzt – also ohne automatische Berechnungen oder komplexe Strukturen – bleibt vorerst von den strengen Auflagen verschont. Diese Art der Rechnungsstellung wird als vergleichbar mit handschriftlichen Rechnungen angesehen.
Wann wird verifactu aktiv?
Für Unternehmen unter der Körperschaftsteuer gilt der 1. Januar 2027 als Stichtag. Für die meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen beginnt die Pflicht erst am 1. Juli 2027. Allerdings ist die Einführung nicht in Stein gemeißelt. Die Gesetzgebung hatte die Umsetzung bereits einmal verschoben. Dennoch sollten Unternehmen sich jetzt vorbereiten, um unnötige Kosten und rechtliche Probleme zu vermeiden.
Es ist ratsam, sich frühzeitig über die verfügbaren Softwarelösungen zu informieren und gegebenenfalls auf eine entsprechende Anpassung der Rechnungsstellung umzusteigen. Die Zeit drängt, denn die Konsequenzen bei Nichteinhaltung können erheblich sein.
Die Steuerbehörden setzen auf ein System, das nicht nur den Steuerabzug vereinfacht, sondern auch die allgemeine Transparenz fördert. Die Zeiten der einfachen Excel-Rechnung neigen sich dem Ende zu.